Como eliminar 50% das suas preocupações profissionais


Vou descrever a você como é que um diretor comercial eliminou não apenas 50% mas 75% das preocupações e de todo o tempo que gastava... Durante 15 anos, ele usou quase metade de cada dia de trabalho em reuniões, discutindo problemas com seus colaboradores. Todos ficavam tensos, discutiam exaustivamente e continuavam presos em um círculo vicioso. No fim do dia, estavam todos exaustos.

Na época, se alguém dissesse a esse diretor que ele poderia poupar seu tempo e a sua energia racionalizando as reuniões, ele pensaria que esse alguém era um ingênuo, ou um otimista irremediável. Apesar disso, o diretor conseguiu descobrir um plano de trabalho que fez exatamente isso: poupou o seu tempo e sua energia, aumentou a eficiência da equipe e melhorou sua saúde e bem-estar...

A fórmula é simples: em primeiro lugar, abandonou o processo que adotou durante 15 anos, e que começava com os seus companheiros descrevendo tudo o que não tinha dado certo e terminava com a pergunta: "o que é que faremos?"

Em segundo lugar, ele adotou uma nova norma: qualquer pessoa que deseje apresentar um problema deve, antes, preparar e entregar um memorando que responda a 4 perguntas: 1- Qual é o problema? 2-Qual a causa do problema? 3-Quais são todas as soluções possíveis? e 4- Que solução você sugere...

Com isso, os colaboradores raramente o procuram para resolver seus problemas. E por que? Porque para responder às quatro perguntas eles têm de reunir fatos e analisar os problemas sob todos os aspectos. Fazendo isso, veem que, em mais da metade dos casos, a solução adequada salta à vista e eles podem resolver a questão sozinhos.

Mesmo nos casos em que a consulta é necessária, a reunião exige apenas um terço do tempo gasto anteriormente porque segue um caminho lógico e ordenado, rumo a uma conclusão raciocinada. Com esse método, a equipe perde muito menos tempo com preocupações e debates em torno do que está errado, e obtém muito mais ação no sentido de fazem com que as coisas funcionem da maneira correta.
(texto de Dale Carnegie no livro "Como evitar preocupações e começar a viver")